(一)干部人事档案管理部门职责

一、保管干部档案,为国家积累档案史料。

二、收集、鉴别和整理干部档案材料。

三、办理干部档案的查阅、借阅和转递。

四、登记干部职务、工资的变动情况。

五、为有关部门提供干部的情况。

六、做好干部档案的安全、保密、保护工作。

七、调查研究干部档案工作情况,制定规章制度,搞 好干部档案的业务建设和业务指导。

八、推广、应用干部档案现代化管理技术。

九、定期向档案馆(室)移交死亡干部的档案。

十、办理其他有关事项。

(二)干部人事档案管理人员守则

一、坚持四项基本原则,认真学习马列主义、毛泽东 思想、邓小平理论和党的各项方针、政策,努力提高政治 思想水平。

二、热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高 业务水平和工作能力,积极为干部人事工作服务,为社会主义现代化建设服务。

三、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案内容。

四、坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

五、工作调动时,必须做好档案和档案材料及业务文 件等的交接工作。

(三)干部人事档案查借阅制度

一、查借阅单位应填写《查借阅干部档案审批表》, 派2名中共党员按照查借阅干部档案的规定办理审批手 续;不得越级查借阅干部档案。

二、档案管理单位,要根据规定,确定是否提供和提 供什么材料。

三、只允许查阅批准查阅的内容;查借阅单位或个人 需要摘抄、复制档案内容的,必须经档案管理单位同意后 才能摘抄、复制。

四、查借阅档案的单位或个人,必须严格遵守保密 制度和有关规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损档 案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容,违犯者应视 情节轻重,予以批评教育直至纪律处分;属于假公济私者, 按违犯《中华人民共和国档案法》处理。 五、任何个人不得查借阅本人及其直系亲属的档案。 六、除干部死亡撰写生平材料需要外,干部档案一般 不外借;如因其他工作需要必须借出使用时,要经档案管理单位负责人批准,限10天内归还,借用期间不得擅自 转借其他单位或个人。

(四)干部人事档案材料收集制度

一、要建立收集材料的联系制度,及时掌握干部工作 动态和信息,通过有关部门收集干部任免、调动、考察考 核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、 绩的材料,充实档案内容。

二、指定专人负责,定期或不定期收集干部档案材料; 做到嘴勤、腿勤、手勤,确保干部档案材料齐全。

三、接到干部任免、工资变动通知后,要及时登记干 部职务变动和工资变动情况。

四、要定期查看干部档案,发现缺少材料和材料不符 合要求的,要及时登记并向有关部门、单位索取。

五、根据工作需要有计划地布置填写干部履历表、做 鉴定、写自传等,及时充实干部档案内容。

(五〉干部人事档案材料送交归档制度

一、各级组织干部人事、纪检监察和教育培训、审计、 统战等部门,都应建立健全送交干部档案材料归档的制 度,并认真贯彻执行。

二、形成干部档案材料的部门,在形成材料后的一个 月内,要将材料送交干部档案管理单位归档。

三、凡拟提拔任职的干部档案,应先送有关干部档案管理单位进行业务性审核。

四、干部档案材料必须由组织送交,干部本人送交的 一律拒收;送交的材料必须真实准确、完整齐全、文字清 晰、对象明确、手续完备。

五、对无故或有意不送交干部档案材料甚至丢失干部 档案材料的,应对有关责任人予以批评教育直至纪律处 分。

(六)干部人事档案材料鉴别归档制度

一、应按照有关规定严格审查收集或送交的材料是否 齐全完整、是否手续完备;凡头尾不清、来源和时间不明 的材料,要查清注明后再归档;凡查不清楚或对象不明确 的材料,不能归档;凡不符合归档要求、手续不完备的材 料,应补办完手续后归档。

二、涉及干部政治历史问题或其他重要问题需要查清 而未查清的材料以及未办理完毕的材料,不能归档,应及 时移交有关组织处理。

三、要严格清除虚假不实的档案材料,严肃查处伪造 制假行为,坚决维护干部档案的真实性。

四、对不属于所管干部的材料及不应归档的材料,应 区分情况及时转给有关部门或干部本人;无保存价值又不 宜退回干部本人的,应登记报主管领导批准销毁。

五、对经鉴别应予归档的材料,应按照《干部档案整理工作细则》整理归档。

六、干部档案整理装订成卷后,应进行认真细致的检 查,经验收合格后方能入库。

(七)干部人事档案转递制度

一、干部工作调动、职务变动以及死亡后,应及时将 干部档案转至新的主管单位;转递干部档案必须依据干部 调动通知或干部任免文件等方能办理。

二、转递干部档案必须通过机要交通或派专人(2名 中共党员)送取,不得邮寄或交干部本人自带。

三、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的 整理装订,不得扣留材料或分批转出。

四、转递档案必须详细填写《干部档案转递通知单》, 严密包封,并在包缝力口盖档案管理单位印章。

五、收到档案的单位应认真核对档案,在回执上签名 盖章立即返回;凡属误转的档案,应写明情况,尽快退回 转出单位;凡转出档案1个月后未收到回执的,应向接受 单位催问,以防丢失。

六、干部调配、任免部门应与干部档案管理单位加强 沟通和联系,及时通报有关干部的调动、任免情况,以做 到"档随人走"。

(八)干部人事档案检查核对制度

一、在干部档案的接收、转递、查借阅等日常管理工作中,应认真登记,搞好检查核对,做到名册与档案相符、 人与档案相符、目录与材料相符。

二、对接收的档案,应核查是否属于管理范围、姓名 单位职务等是否相符、材料数量是否与转递通知开具的项 目一致;发现差错及时登记处理。

三、转出档案时,应核实清点、注销名册。

四、办理查借阅档案时,应先清点后付出;收回时, 应先清点后入库归位。

五、每月检查一次借出档案情况,对逾期未还的,要 抓紧催回。

六、每半年应将干部档案名册与所管干部名册以及库 房档案进行一次全面核对,将不该管理的档案转至相关单 位,对缺少的档案要查清线索,及时索要。

(九)干部人事档案保管保密制度

一、干部档案库房必须符合防火、防潮、防蛙、防盗、 防光、防高温("六防")和规定面积的要求,档案必须 存放于铁质专用柜并按科学便利的顺序摆放。

二、在职、非在职和死亡干部的档案应分开保管。

三、档案库房、阅档室和档案工作人员办公室应分开 设置。

四、每天应检查并登记档案库房"六防"情况,发 现问题及时解决,发现安全隐患应及时报告并迅速整改消除。

五、保持档案库房整洁,不得在档案库房和档案柜内 存放无关物品;严禁无关人员进入档案库房。

六、不准携带档案材料进入公共场所,不准私自保存 他人和自己的档案材料,不准向无关人员谈论档案内容, 不准用电话、书信索要或提供档案材料。

主题词:干部人事档案工作制度通知

中共湖南省委组织部办公室

2000年1月15日印发